結婚式準備に役立った資料作成術（テンプレ配布あり）
結婚式における新郎新婦は、自分主役イベントのPMだ。
やること盛り沢山だった日々を思い返すと、コンセプトを決めて全体を指揮・調整していく、そんな印象があります。
結構な予算で開くイベントですし、プランナーさんに丸投げせず、イメージを伝えることは重要です。第一に自分たちの満足のためですし、ところどころで聞く業者さんとのトラブル回避のためにもなります……。
準備段階では自然と夫婦で役割分担が生まれていたのですが、それぞれが必要だと感じた仕事を引き受けていった感じでした。
イベント運営の経験が豊富でなければ、絶対に夫婦二人で役割分担して進めていったほうが良いと思います。夫婦生活の登竜門的なイベントだった気がします。
それぞれの親戚への連絡は各々が両親に連絡し、私は主に二人で合意した式のイメージをプランナーさんや業者さんに伝えるための資料を作っていました。夫には連絡系統をお願いしていました。（二人で合意形成をすることについては、入浴時にプチ定例MTGのような感じで進捗やイメージのすり合わせを行っていました。防水のスマホでググったりメモをとっていましたが、リラックスもできて他の誘惑も少ないので入浴MTGは結構効果高かったです。）
今回は式準備にあって便利だった資料の種類やその作り方、自己流テンプレートを紹介したいと思います。
見てもらった方が早いと思うので自己流テンプレートはこちら↓
使用した資料
- 招待予定客リスト
- 席次表
- 使用楽曲リスト
- タイムテーブル
- 搬入物リスト
イベント運営や準備の経験がある方にはすぐ思いつくものばかりだと思いますが、そういった経験がない方には馴染みがないものだと思います。
ひとつずつ資料の詳細を説明します。
招待予定客リスト
招待状を送る人のリストです。式の3ヶ月前くらいに作成しました。
親戚の住所は両親を通じて確認してもらい、友人にはLINEで出欠を確認してから住所を教えてもらいました。
招待状製作業者に提出するリストは指定のExcelフォーマットがあったので、自分のリスト作成後にそっちにコピペしました。
招待状出すのに先に出欠を確認したら招待状出す意味ある？と思われるかもしれないですが、招待状には新郎新婦が出欠を確認する以外に以下の役割があります。
- アレルギーの有無を教えてもらう
- 紙で時間や会場の情報を伝える
私はやるのを忘れましたが、時間や会場の情報はスマホ使える人にはLINEのノートに投稿したり、GoogleMapsのURLとかの情報をデジタルでも伝えておくとより良いと思います。（友人が時間間違えてたが発生しました。。）
席次表
出欠確定後に作成。プランナーさんから席の配置や1テーブルに座れる人数を聞いてから、ゲストリスト（出席が確定したリストをそう呼び始めました）をもとに作成しました。
実は式場から渡されたフォーマットは紙に手書き（練習用紙と清書用紙があった）だったのですが、プランナーさんにスプレッドシートのデータ納品で問題ないか確認してから、メールで提出しました。
式で配布する席次表の印刷前に親戚で出席できるようになった人が増えたので、席の組み替えが発生したのですが、データにしていたおかげでちょちょいで済みました。紙で書き直していたかと思うと気が遠くなります……。
今回遠方の親戚の宿泊を手配したので部屋割りのリストも作成しました。同様に部屋を予約する場合は作っておくと良いと思います。
使用楽曲リスト
音響担当の業者さんに結婚式や披露宴で流す音源と流す場面を指示する資料です。
ジャスラック的に購入したCDを流す必要があるので、トラックナンバーまで記載します。
私たちはCDを手に入れるために夫が弾丸で東京の駿河屋に行くなどのこだわりぶりでしたが、業者さんの用意した音源リストから選べる場合が多いと思うので、特にこだわりがなければ必須の資料ではないです。
タイムテーブル
実際の会場で使用されるというよりは、事前に自分たちの希望を伝えるのに役立ちました。
司会者の方が進行も考えてくださったのですが、この資料があったことで実際の所要時間の目安を教えてもらえたり、ゲストのテーブルを回る時間を入れる提案をいただいたり、打ち合わせもスムーズに進んでより良い式ができたと思います。
搬入物リスト
最後に作成しました。会場の装飾や持ち込み機材をリストにして、梱包時にチェックリストにしました。
搬出は短時間で式場のいろんな人が入り混じるし、終わった後の疲労状態でもトラブルなく終われるように、脳死状態でも搬出忘れがないかチェックできるリストはあったほうが良いと思います……！
資料をもっと活躍させるには
プランナーさんとの打ち合わせにこれらのリストを印刷して持っていってもいいですが、iPadが役立ちました。
当日も固定カメラとして録画するのにも活躍したので、お高いですがかなりオススメです。
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他にも結婚式準備で思ったことの記事を書いているのでよければそちらもご覧ください。
